Protocolo Anti-Corrupção
Protocolo Anti-Corrupção
1. presentes e liberalidades
1.1 Oferta e donativos
Os membros do GRUPOSOLTEC (doravante, o Grupo) não podem oferecer, prometer ou entregar presentes, doações, benefícios pessoais, compensação financeira ou qualquer outra liberalidade ou vantagem injustificada a terceiros fora dos casos previstos no presente Protocolo, e de acordo com os procedimentos e requisitos de autorização e controlo estabelecidos.
No entanto, os presentes seriam considerados aceitáveis se (i) forem de natureza simbólica e de montante insignificante; (ii) estiverem de acordo com as práticas comerciais e costumes habituais; e (iii) não se destinarem a influenciar indevidamente a adjudicação ou aquisição de um bem ou serviço.
A este respeito, o Grupo estabelece um limite quantitativo de 1.500 euros para trabalhos de prospecção comercial, de modo que quaisquer despesas que excedam este montante devem ser autorizadas por escrito pela Direcção de Vendas do Grupo com a respectiva justificação. Apesar da fixação deste limite para aprovação expressa, o Grupo audita todas as despesas efectuadas em relação a esta secção, com o objectivo de esclarecer ou tomar medidas em caso de alegado incumprimento.
Qualquer pressuposto duvidoso deve ser consultado com o Comité de Cumprimento, com o conhecimento do órgão directivo, que determinará se tal oferta, promessa ou entrega é ou não adequada. A este respeito, deve ser dada ênfase à formação das pessoas que conduzem prospecção comercial sobre os meios de comunicação directos de que dispõem com o Comité de Cumprimento via e-mail consultascompliance@soltec.com para determinar a posição do Grupo em relação a tais casos.
Em qualquer caso, o Organismo de Cumprimento irá rever em cada uma das suas reuniões a justificação de cada despesa que exceda esse montante.
Por outro lado, o pagamento de gratificações a pessoas singulares e colectivas só será admissível se todas as condições seguintes forem satisfeitas:
i. O bónus não é oferecido com o objectivo de persuadir os empregados de outra entidade, sem o conhecimento e autorização prévia da direcção da entidade, a oferecer em troca uma contrapartida específica não remunerada.
ii. A gratificação é razoável de acordo com o estatuto e as condições de vida do beneficiário da gratificação e coerente com as normas culturais da região.
iii. O bónus não viola as disposições regulamentares internas aplicáveis na entidade à qual pertence a pessoa a quem é oferecido.
iv. O acto de atribuição do bónus está devidamente documentado.
v. O montante do bónus não excede 1.500 euros.
No caso específico de funcionários e empregados públicos, nacionais ou estrangeiros, dirigentes de partidos políticos, cargos públicos ou candidatos a tais cargos, a regra geral é a proibição absoluta de qualquer tipo de oferta, promessa ou entrega de presentes, esmolas, benefícios pessoais, compensação económica ou liberalidades. Qualquer excepção a esta regra (seja devido a circunstâncias específicas do protocolo, certos costumes sociais, imagem corporativa, etc.) deve ter a proposta prévia favorável do Organismo de Conformidade e a aprovação do Organismo de Gestão.
1.2 Aceitação de presentes e gratificações
Os membros do Grupo comprometem-se a não aceitar, em geral, qualquer oferta, presente, gratificação, benefício pessoal, compensação financeira ou vantagem injustificada de qualquer cliente, fornecedor, concorrente ou pessoa singular ou colectiva em geral que procure adquirir qualquer uma destas condições em relação ao Grupo. Por outro lado, é admissível a aceitação pela Direcção e pelo Conselho de Administração de itens de natureza simbólica, aplicando a este respeito o limite de 1.500 euros fixado em relação à oferta de presentes.
Outros membros do Grupo só podem aceitar tais presentes e gratificações se estiverem imediatamente ligados a uma transacção comercial (por exemplo, receber um convite para almoçar de um fornecedor como parte de uma visita de rotina ou para aprovação, aceitar presentes promocionais do fornecedor, tais como cadernos, canetas, porta-chaves, etc.).
Deve ter-se em conta, no entanto, que o âmbito internacional do Grupo significa que tem fornecedores e clientes de muitos países diferentes e que isto pode significar que, dadas as diferentes sensibilidades culturais, a rejeição de um presente pode ser interpretada negativamente, de modo a que nestes casos seja aceite e imediatamente comunicada ao membro da Alta Direcção a quem se reporta organicamente. O mesmo se aplica nos casos em que o fornecedor ou cliente envia um presente para as instalações do Grupo sem aviso prévio. Em ambos os casos e em outros que possam ser considerados semelhantes, estes presentes serão atribuídos ao Programa de Bem-Estar do Grupo, do qual o remetente do presente será informado.
No entanto, qualquer membro do Grupo que receba cuidados avaliados em mais de 1.500 euros deve informar o Comité de Cumprimento para efeitos do seu devido inventário, embora qualquer caso de dúvida, independentemente do montante envolvido, deva ser consultado com o Comité de Cumprimento, com o conhecimento do Órgão Director, que determinará a adequação ou não de tal oferta, promessa ou entrega.
Se, por qualquer razão, for recebido um presente de valor superior a 1.500 euros, este deve ser entregue ao Compliance Officer, que, se possível, o doará no prazo de 3 meses a uma Organização Não Governamental e arquivará o recibo emitido por essa Organização. Se tal não for possível, estes presentes serão também doados ao Programa de Bem-Estar do Grupo.
Em qualquer caso, é expressamente proibido fornecer o endereço pessoal ou qualquer outro endereço que não as instalações do Grupo aos fornecedores para a recepção de presentes.
Podem também ser aceites convites para eventos sociais, seminários ou qualquer outro tipo de evento, desde que o valor de acesso aos mesmos seja inferior a 200 euros por pessoa e desde que a participação em tais eventos não implique qualquer contrapartida financeira para o trabalhador ou para o Grupo. Se a comparência for remunerada, é necessária a autorização prévia do Comité de Cumprimento.
2. Doações
A recente reforma da Lei Orgânica 8/2007 de 4 de Julho de 2007 sobre o financiamento dos partidos políticos, em vigor desde 1 de Abril de 2015, proíbe estritamente as doações privadas aos partidos políticos por pessoas colectivas ou entidades sem personalidade jurídica.
No estrito cumprimento da lei, o Grupo deseja estabelecer um padrão de cumprimento de acordo com as disposições contidas nos regulamentos acima mencionados, e por isso não fará, em circunstância alguma, quaisquer doações a partidos políticos, coligações ou agrupamentos eleitorais. Também não fará quaisquer doações a sindicatos ou organizações empresariais, ou a associações, fundações ou quaisquer outras entidades directa ou indirectamente dependentes do acima mencionado.
Caso contrário, quaisquer outras doações devem ser aprovadas pelo Organismo de Cumprimento.
3. Conflitos de interesse
No âmbito das disposições do Código de Conduta e a fim de evitar conflitos de interesses e lealdades, os membros do Grupo devem revelar quaisquer participações financeiras de mais de 5% detidas por eles ou pelos seus familiares directos em concorrentes, clientes ou fornecedores.
4. Transparência
Conforme estipulado no Procedimento de Aprovisionamento, os fornecedores que contratam com o Grupo devem ter disponível, de forma aberta e atempada, informação relevante e suficiente sobre os processos de aprovação disponíveis, e que estes processos sejam realizados de acordo com as políticas de aprovisionamento aprovadas pelo Grupo.
Além disso, todo o processo realizado para a contratação com os fornecedores será documentado.
5. Não cumprimento e formação
5.1 Incumprimento
O incumprimento das disposições contidas no presente Protocolo é classificado como uma violação muito grave dos procedimentos do Grupo e pode levar à instauração de processos disciplinares pelo Departamento de Recursos Humanos, bem como à implementação de um procedimento interno para investigar e responder a possíveis incidentes relacionados com o Código de Conduta do Grupo.
5.2 Formação
O Grupo quer que todos os seus membros internalizem a política de tolerância zero para com o crime a que está cometido. Para o efeito, levará a cabo as acções de formação necessárias.
Em primeiro lugar, serão aprovados todos os documentos relacionados com o programa de Conformidade Empresarial e será dada uma sessão de formação pelo Organismo de Conformidade ou pelos consultores externos da empresa (ou ambos em conjunto), que deverá ter a duração adequada para assegurar uma compreensão adequada das implicações dos novos requisitos do Código Penal para todos os membros do Grupo.
Posteriormente, qualquer alteração substancial ao presente Protocolo será notificada e devidamente explicada a todos os membros do Grupo em causa, desde que a última versão do presente Protocolo esteja sempre disponível nos registos do Grupo. Se tal emenda for complexa, será proporcionada uma sessão de formação.
Finalmente, numa base regular e pelo menos de dois em dois anos, os membros do Grupo que têm relações com administrações públicas, funcionários públicos e funcionários públicos devem ser devidamente formados sobre as graves implicações para eles e para o Grupo das infracções a estas regras e ao Código Penal.