Protocolo sobre Canal Denuncia
Para dar cumplimiento a la legislación penal española se regula este Protocolo sobre el canal de denuncia específico para GRUPO SOLTEC (en adelante, el Grupo), que cumple con lo regulado por el Código Penal español.
1.1 Sobre la obligación de reportar incumplimientos en materia de Corporate Compliance y Tax Compliance
1.1.1 De conformidad con lo establecido en el Código de Conducta, es obligación de todo el personal (con independencia de su condición y categoría) el poner en conocimiento del órgano de cumplimiento sospechas fundadas o conocimiento de posibles infracciones de dicho Código de Conducta, así como de cualquier protocolo general o particular de los que se ha dotado la compañía con la implantación del Corporate Compliance y Tax Compliance (esto es, de los programas para prevenir la comisión de delitos).
1.1.2 La obligación de reportar incumplimientos en materia de Corporate Compliance y Tax Compliance es fundamental en el efectivo desarrollo de la política implantada para prevenir, o en su caso detectar y corregir, posibles conductas irregulares.
1.1.3 Por ello, las eventuales infracciones de esta obligación podrán dar lugar a la incoación del correspondiente expediente disciplinario y, en su caso, a la imposición de sanciones.
1.2 Mecanismo para reportar las irregularidades
1.2.1 Las infracciones (las señaladas en el apartado anterior) deberán ser reportadas mediante correo electrónico enviado a la cuenta canaldenuncia@soltec.com, la cual ha sido específicamente habilitada para ello (gestionada en exclusiva por el órgano de cumplimiento). En Solnet se ha habilitado un apartado relativo al canal de denuncia con toda la información al respecto.
1.2.2 También podrá dirigirse directamente al órgano de cumplimiento y formular ante él su denuncia. En estos casos, será obligatorio que: i) el órgano de cumplimiento recoja por escrito los datos del denunciante, la fecha en que se realiza la denuncia, un resumen de los hechos denunciados y de las pruebas o datos que se aportan, ii) el denunciante firme expresamente dicho escrito, previa lectura y consentimiento al mismo.
1.2.3 En ambos casos (se use la vía del apartado 1.2.1 o la del punto 1.2.2), será necesario que conste: (i) la identificación del denunciante; (ii) un relato de los hechos denunciados (con indicación de la persona o personas que pudieran estar implicadas en los mismos); y (iii) una referencia a las pruebas o datos de los que se disponga, o que se podrían disponer, sobre los referidos hechos.
1.2.4 Como norma general, no se dará curso a reporte o denuncia alguna que no se ajuste a lo previsto en los apartados anteriores. De igual forma, el órgano de cumplimiento archivará de raíz las denuncias o reportes manifiestamente infundados. Se derivarán al órgano o unidad correspondiente las denuncias referidas a cuestiones ajenas a la competencia del órgano de cumplimiento.
1.2.5 Se establece asimismo un canal para que los miembros del Grupo puedan realizar cualquier consulta relacionada con el programa de Corporate Compliance (consultascompliance@soltec.com).
1.3 Confidencialidad y protección ante represalias
1.3.1 Como principio general, el Grupo garantiza la confidencialidad acerca de la identidad del denunciante; y adoptará aquellas medidas legalmente posibles para proteger en la investigación la intimidad y demás derechos de todos los afectados.
1.3.2 Sin perjuicio de lo anterior, con carácter excepcional, el Grupo podrá entregar o divulgar dicha información a una autoridad competente o a juez o tribunal cuando sea requerida legalmente para ello.
1.3.3 De acuerdo con lo previsto en el Código de Conducta, el Grupo se compromete a proteger los derechos de las personas que denuncian sus inquietudes de buena fe, y no tomará represalias contra quienes así actúen. De hecho, la adopción de represalias contra aquella persona que hubiere denunciado de buena fe constituye una violación de dicho Código de Conducta, que podría ser objeto de denuncia.
1.4 Procedimiento
1.4.1 Ante las denuncias formuladas de conformidad con lo previsto en los puntos precedentes, lo mismo que ante otras investigaciones que pudiera realizar de oficio, será responsable de la tramitación el órgano de cumplimiento, sin perjuicio de que podrá recabar la colaboración de todo el personal (y todo el personal está obligado a facilitársela) e incluso el asesoramiento jurídico externo.
1.4.2 El procedimiento queda regulado como Norma del Programa de Compliance, con la denominación “Procedimiento de Investigación, Gestión y Respuesta ante una denuncia”.