Protocolo Anticorrupción
Protocolo Anticorrupción
1. Regalos y liberalidades
1.1 Entrega de regalos y liberalidades
Los miembros de GRUPOSOLTEC (en adelante, el Grupo) no pueden ofrecer, prometer o entregar regalos, dádivas, beneficio personal, compensación económica o cualquier otra liberalidad o ventaja no justificada a cualquier tercero fuera de los supuestos previstos en el presente Protocolo, y conforme a los procedimientos y requisitos de autorización y control establecidos.
Sin embargo, se consideraría aceptable la entrega de regalos cuando estos (i) sean de carácter simbólico e importe no relevante (ii) siempre que respondan a usos y costumbres comerciales habituales; y (iii)siempre que no estén orientados a influir indebidamente en la adjudicación o contratación de un bien o servicio.
En este sentido, en las labores de prospección comercial el Grupo establece la cifra de 1.500 euros como límite cuantitativo, de forma que cualquier gasto que exceda esa cantidad ha de ser autorizado por escrito por la Dirección de Ventas del Grupo con una justificación del mismo. A pesar de la fijación de ese límite para aprobación expresa, el Grupo audita todos los gastos que se producen en relación con este apartado, a los efectos de clarificar o tomar medidas ante presuntos incumplimientos.
Cualquier supuesto dudoso deberá ser consultado con el Órgano de Cumplimiento, con conocimiento del Órgano de Gobierno, que será quien determine la procedencia o no de dicha oferta, promesa o entrega. En ese sentido se incidirá en la formación de las personas que realizan prospecciones comerciales sobre la vía directa de comunicación que tienen con el Órgano de Cumplimiento a través del correo electrónico consultascompliance@soltec.com para la determinación de la postura del Grupo con respecto a estos supuestos.
En cualquier caso, el Órgano de Cumplimiento revisará encada una de sus reuniones la justificación de cada uno de los gastos superior a ese importe.
Por otro lado, las entregas de gratificaciones a personas físicas y jurídicas únicamente serán admisibles cuando concurran todos los requisitos siguientes:
i. La gratificación no se ofrezca con el propósito de convencer a empleados de otra entidad, sin el previo conocimiento y la autorización de la dirección de la misma, para que éstos ofrezcan a cambio unadeterminada contraprestación no adeudada.
ii. La gratificación es razonable conforme al estatus y las condiciones de vida del destinatario de la gratificación y coherente con las normas culturales de la región.
iii. La gratificación no infringe las disposiciones reglamentarias internas aplicables en la entidad a la que pertenece la persona a la que se le ofrece.
iv. El acto de la concesión de la gratificación está debidamente documentado.
v. El importe de la gratificación no supere la cuantía de 1.500 euros.
En el caso concreto de funcionarios y empleados públicos, sean nacionales o extranjeros, dirigentes departidos políticos, cargos públicos o candidatos a dichos cargos, la norma general es la prohibición absoluta de cualquier tipo de oferta, promesa o entrega de regalos, dádivas, beneficios personales, compensaciones económicas o liberalidades. Cualquier excepción a esta norma (ya sea debida a concretas circunstancias de protocolo, determinados usos sociales, de imagen corporativa, etcétera) debe contar con previa propuesta favorable del Órgano de Cumplimiento y la aprobación del Órgano de Gobierno.
1.2 Aceptación de regalos y liberalidades
Los miembros del Grupo se comprometen a no aceptar, con carácter general, regalo, dádiva, liberalidad, beneficio personal, compensación económica o ventaja no justificada alguna de ningún cliente, proveedor, competidor o persona física o jurídica en general que pretenda pasar a tener alguna de esas condiciones respecto del Grupo. Sí será admisible, en cambio, la aceptación por la Alta Dirección y el Órgano de Gobierno de artículos de carácter simbólico, aplicando en este sentido el límite de 1.500 € fijado en relación con la entrega de regalos.
El resto de los miembros del Grupo únicamente pueden aceptar este tipo de regalos y liberalidades si están inmediatamente vinculados con una operación de negocio (ej. recibir una invitación a comer de un proveedor en el marco de una visita rutinaria o para su homologación, aceptar regalos promocionales del Proveedor como libretas, bolígrafos, llaveros, etcétera).
Hay que tener en cuenta, a pesar de ello, que el alcance internacional del Grupo hace que el mismo tenga proveedores y clientes de muy diversos países y que esto puede provocar que, atendiendo a las diferentes sensibilidades culturales, el rechazo de un obsequio pueda interpretarse negativamente, por lo que en estos se admite su recepción con inmediato reporte al miembro de la Alta Dirección del que dependan orgánicamente. Igual sucederá en aquellos supuestos donde sin previo aviso el proveedor o el cliente envía un regalo a las dependencias del Grupo. Tanto en uno como en otro supuesto y en otros que pudieran considerarse análogos estas atenciones serán destinadas al Programa de Well Being del Grupo, de lo que se informará al emisor del regalo.
No obstante, cualquier miembro del Grupo que reciba una atención valorada en más de 1.500 euros deberá ponerlo en conocimiento del Órgano de Cumplimiento al objeto de su debido inventario, aunque cualquier supuesto dudoso, tenga el importe que tenga, deberá ser consultado con el Órgano de Cumplimiento, con conocimiento del Órgano deGobierno, que será quien determine la procedencia o no de dicha oferta, promesao entrega.
Si, por cualquier motivo, se recibiera un regalo de valor superior a 1.500 euros, deberá hacerse entrega delmismo al Órgano de Cumplimiento, quien, de ser posible, lo donará en el plazo de 3 meses a una Organización No Gubernamental y archivará el recibí expedido por dicha Organización. De no ser posible ello estos regalos serán igualmente destinados al Programa de WellBeing del Grupo.
En todo caso, queda expresamente prohibido facilitar el domicilio personal o cualquier otro diferente del de las instalaciones del Grupo a proveedores para la recepción de regalos.
También se podrán aceptar las invitaciones a actos sociales, seminarios o cualquier tipo de evento siempre que el valor del acceso a los mismos sea inferior a 200 euros por persona y siempre que la asistencia a dichos eventos no tenga contraprestación económica para el empleado ni para el Grupo. Si la asistencia es remunerada, requerirá la autorización previa del Órgano de Cumplimiento.
2. Donaciones
La reciente reforma de la ley Orgánica 8/2007, de 4 de julio, sobre financiación de los partidos políticos, en vigor desde el 1 de abril de 2015, prohíbe taxativamente las donaciones privadas a partidos políticos por parte de personas jurídicas o de entes sin personalidad jurídica.
En estricto cumplimiento de la legalidad, el Grupo desea establecer un estándar de cumplimiento acorde con lasdisposiciones contenidas en dicha norma, y por ello no realizará en ningún caso donación alguna a partidos políticos, ni a coaliciones o agrupaciones electorales. Tampoco realizará donación alguna a sindicatos ni organizaciones empresariales, ni a asociaciones, fundaciones ni cualesquiera entidades dependientes directa o indirectamente de los anteriores.
Por lo demás, cualquier otra donación deberá ser aprobada por el Órgano de Cumplimiento.
3. Conflictos de intereses
En el marco de lo previsto en el Código de Conducta y a fin de evitar conflictos de intereses y de lealtades, los miembros del Grupo deberán comunicar las participaciones financieras, superiores al 5%, que ostenten, tanto ellos como sus familiares directos, en sociedades competidoras, clientes o proveedores.
4. Transparencia
Como se dispone en el Procedimiento Sourcing, los proveedores que contraten con el Grupo han de tenera disposición, de manera abierta y oportuna, la información relevante y suficiente sobre los procesos de homologación disponibles, y que esos procesos se realicen conforme a las políticas de compras aprobadas por el Grupo.
Asimismo, todo el proceso llevado a cabo para la contratación con proveedores se trazará documentalmente.
5. Incumplimientos y formación
5.1 Incumplimientos
El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Protocolo está catalogado como una falta muy grave de los procedimientos del Grupo y puede provocar la formación de un expediente disciplinario a cargo del Departamento de Recursos Humanos, así como la puesta en marcha de un procedimiento interno de investigación y respuesta frente a posibles incidencias en relación con el Código de Conducta del Grupo.
5.2 Formación
El Grupo desea que todos susmiembros interioricen la política de tolerancia cero con el delito con la cualse ha comprometido. Al efecto, llevará a cabo las acciones de formación quesean precisas.
En primer lugar, aprobados todos los documentos relativos al programa de “Corporate Compliance”, se impartirá una sesión de formación por parte del Órgano de Cumplimiento o los asesores externos de la empresa (o ambos conjuntamente), la cual deberá tener la duración adecuada para la correcta comprensión de las implicaciones que las nuevas exigencias del Código Penal tienen para todos los miembros del Grupo.
Posteriormente, cualquier reforma sustancial del presente Protocolo será notificada y debidamente explicada a todos los miembros del Grupo implicados, con independencia de que en todo momento esté disponible en los registros del Grupo la última versión del mismo. Si dicha reforma es compleja, será impartida una sesión de formación al respecto.
Por último, con carácter periódico y al menos una vez cada dos años, aquellos miembros del Grupo que tengan trato con las Administraciones Públicas, funcionarios y cargos públicos, recibirán la debida formación sobre las serias implicaciones que el quebrantamiento de estas normas y las previstas en el Código Penal tiene tanto para ellos como para el Grupo.